Linnapea Andrus Ansip võttis istungist osa koduse arvuti abil, abilinnapea Hannes Astok GPRS-võrgu ja sülearvuti abil Manilaiult ning abilinnapea Laine Jänes Pärnu suvekohvikust WiFit ja sülearvutit kasutades.

Ainsana füüsiliselt istungite ruumis viibinud abilinnapea Sven Illing mainis, et elektrooniline istung võimaldab suvisel puhkusteajal võtta linnal kiirelt vastu otsuseid. «Suvi on peamine ehitusaeg ja on tähtis, et linnavalitsuse taha ei jääks toppama ehitusload ja planeeringud,» lausus Illing.

Ametnik koostab õigusakti eelnõu, mis seejärel saadetakse asjassepuutuvatele ametnikele kooskõlastamiseks, kes teevad vajaduse korral märkmeid ja kooskõlastavad akti.

Edasi liigub dokument kooskõlastamiseks osakonnajuhataja elektroonilisele töölauale ning sealt juba edasi abilinnapea arvutisse, kes vaatab eelnõu lõplikult üle ja lisab istungi päevakorda.

Antud süsteemi eelisena saab kooskõlastusi ja parandusi sisse viia igal kellaajal ja igas maailma punktis, kus on netiühendus.

Elektroonilise istungi korral saadetakse eelnõu pärast kirjeldatud ringi läbimist uuele ringile, kus oma heakskiidu eelnõule peavad andma kõik istungil osalevad linnavalitsuse liikmed. Kui kõik kooskõlastused on saadud, loetakse õigusakt vastuvõetuks.

Linnasekretäri Jüri Möldri hinnangul on elektrooniline dokumendihaldussüsteem vähendanud eelnõude kooskõlastamisele kuluvat aega kordades.

Istungi materjalide paljundamiseks kulub vähem paberit, sest linnavalitsuse osakondadele saadetakse istungi päevakord koos eelnõude ja õienditega elektrooniliselt. Istungil osalevatel linnavalitsuse töötajatel on võimalus ise valida, millised eelnõusid soovivad nad istungile paberkandjal kaasa võtta.

Linnavalitsuse ühtsesse dokumendihaldussüsteemi on sisestatud avaldused, vajalikud e-kirjad, eelnõud, õigusaktid, lepingud, planeeringud ja protokollid.

«Dokumendihaldussüsteem annab kõigile linnavalitsuse töötajatele võimaluse kiiresti ligi pääseda organisatsiooni mälule,» ütles sisekontrolli dokumendiregistri järelevalve peaspetsialist Aune Visnapuu.

Alates sellest aastast kasutavad GoPro dokumendihaldussüsteemi ka Tartu linna koolid ja lasteaiad. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on linnavalitsuses kasutusel 2002. aasta lõpust.

Kas soovitad lugu teistele lugejatele?

Hinne: 3